Il registro di anagrafe condominiale e' quel documento contenente una serie di informazioni riguardanti l'edificio, le unita' immobiliari che lo compongono e le persone che su queste ultime vantano la titolarita' di diritti reali o personali di godimento.
Tenere il registro di anagrafe condominiale e' precipuo compito dell'amministratore.
E' chiarissimo sul punto l'art. 1130 n. 6 c.c. a mente del quale rientra tra i compiti del mandatario della compagine “curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalita' dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unita' immobiliare, nonchè ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell'edificio”.
Quali siano i dati relativi alle condizioni di sicurezza dell'edificio e' tutt'oggi oggetto di dibattito, mentre non vi sono dubbi sugli altri elementi.
Si badi: il compito di tenere il registro spetta all'amministratore, quindi laddove tale figura non sia presente non lo si deve formare.
=> L'amministratore di condominio che non tiene un doppio registro dell'anagrafe condominiale puo' essere revocato?
La cura del registro richiede la collaborazione dei condo'mini che devono prontamente rispondere alle richieste dell'amministratore, nonchè comunicare ogni variazione.
Laddove tale comportamento non si osservato il legale rappresentante del condominio ha diritto/dovere di attivarsi d'ufficio per immettere nel registro i dati richiesti e non forniti, con spese a carico dell'inadempiente (art. 1130 n. 6 c.c.).
Solitamente il registro di anagrafe condominiale si compone di schede, quelle consegnate dai condo'mini all'amministratore, contenenti le informazioni richieste dalla legge. Un esempio molto sintetico puo' essere rappresentato da questa seguente:
Le schede possono contenere altre richieste di informazioni, ma quelle sopra riportare sono quelle imposte dalla legge e quindi le uniche che l'amministratore ha diritto di ottenere/ricercare autonomamente.
Si badi: ai fini della compilazione e tenuta del registro di anagrafe condominiale, la legge impone ai condo'mini di comunicare queste informazioni. Come ha chiarito anche il Garante per la protezione dei dati personali tale obbligo si deve considerare adempiuto senza che sia necessaria l'allegazione di documenti.
=> Registro anagrafe condominiale. Regole
In tal senso, nella newsletter n. 387 del 23 aprile 2014 del garante della privacy si legge che “l'amministratore puo' acquisire le informazioni che consentono di identificare e contattare i singoli partecipanti al condominio - siano essi proprietari, usufruttuari, conduttori o comodatari - chiedendo le generalita' comprensive di codice fiscale, residenza o domicilio.
Puo' chiedere, inoltre, i dati catastali: la sezione urbana, il foglio, la particella, il subalterno e il Comune. Non puo' invece chiedere, perchè risulterebbe eccedente, copia della documentazione: come, ad esempio, l'atto di compravendita in cui sono riportati i dati”.
Sempre in relazione al registro di anagrafe condominiale e' bene ricordare che l'amministratore al momento della sua nomina e ad ogni rinnovo deve indicare il locale ove si trovano tale registro (e gli altri previsti dalla legge, art. 1130 n. 7 c.c.) come pure i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore, puo' prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata.
La copia del registro di anagrafe condominiale o di sue parti deve essere firmata.
E le schede restituite dai condo'mini debbono essere firmate?
La legge non dice nulla in merito a questo aspetto, sicchè deve ritenersi che non sia obbligatorio; d'altra parte le informazioni da reperirsi ai sensi dell'art. 1130 n. 6 c.c. sono pressochè tutte pubbliche (tranne i dati dei conduttori, non esistendo un anagrafe pubblica dei contratti di locazione) e in caso di mancata collaborazione l'amministratore puo' reperirle di propria iniziativa.
La firma, invece, e' fondamentale in relazione ai dati non pubblici (dati personali) rispetto ai quali si renda necessario il trattamento cosa'¬ come definito dal d.lgs n. 196/03. Si pensi ai numeri di telefono cellulare, e-mail, ecc.
Costi per l'anagrafe condominiale, come contestarli?
Aggiornare l'anagrafe condominiale con un click.